2018高职院校行政秘书工作现状及改善对策
高职院校行政秘书工作现状及改善对策高职院校行政秘书既是学校教学管理层的参谋和助手，又是管理层与师生间交流的纽带和桥梁，是管理部门中必不可少的一支力量。但院校行政秘书尚未得到应有的重视，而且工作以广而多、杂而乱、细而碎著称，工作中缺少交流，引发很多问题，影响了师生之间的关系和工作效率。因此，通过对高职院校行政秘书工作的现状进行分析，提出改进的对策，从而更好地开展行政工作。
一 行政秘书的工作职能
1.文书工作
协助领导要求，撰写各项档案材料，制订相关工作计划；批转传阅上级相关文件和其他事项的通知；校园对内对外文稿的草拟、审校、打印和发布，如年度工作计划、工作总结、通知和申请报告等；负责上报各类档案的校对、呈送和存档管理工作；会议纪要的整理，校园动态更新等。
2.人事工作
完成校园教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动工作；负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发手续等工作。
3.行政工作
主要涉及各类信息资料、来函的归档和保存；根据校园建设要求，进行人员培训；协助领导督促各项工作计划、制度实施落实；会议安排、会务筹备的工作；审核有关文档的签署，证明材料；掌握学生的休学、复学、转学、退学等信息，并及时做好归档备查工作。
二 行政秘书的工作特点
1.辅助性
行政秘书工作不能脱离领导而独立存在。行政秘书工作是围绕领导以及相关上级部门的工作内容展开，协助完成教学相关内容，这是秘书工作中最核心的职能。校领导不仅要负责行政工作，还要兼顾其他事件处理、访问学习，因此工作不能面面俱到。这就需要行政秘书帮助督促与跟进领导布置的工作，及时反馈在教学管理中的重大事件，做到提醒与汇报。
2.协调性
行政秘书的协调工作主要是辅助领导化解纠纷、理顺关系、提高工作效率，保持最优化的过程。行政秘书是处在管理层、教师、学生中的一个信息交汇处，各项工作要在各个部门、多方面的配合下完成。在工作中，行政秘书要主动收集上级下达的指示，与部门领导进行沟通做出方案安排，将工作要求及时准确地传达到各个部门，并在执行过程中做到答疑和督促工作。
3.服务性
服务是行政秘书工作的核心表现，既要服务领导、服务教师，也要服务学生。行政秘书比教师更直接地接触到领导，要在领导与教师间做好沟通工作，将上级的工作要求完整准确地传达给教师，并将其间的工作难题转达给上级。对学生的服务，要考虑到学生的年龄、心智，进行最有效的沟通，耐心地解答学生的问题，不能出现厌烦情绪。
4.规律性
行政秘书的主要工作是协助上级处理好日常教学管理工作，主要包括工作情况统计，档案整理及归类、汇总等。工作杂、数量多，属于常规工作，每天都会有各种琐碎的事务要处理，因此每项工作都要安排好时间，做好备忘，不能拖拖拉拉。
三 高职院校行政秘书工作中存在的问题
1.学校方面
第一，领导对行政秘书的重视度和承认度不够。由于一
些传统的思想观念，大多数人轻视文秘工作，把它单一地理解为接电话、收发文档等事务工作，更有人称之花瓶职业。在校园中，有些教师歧视秘书工作，认为学历水平低，教学能力不达标的人才会应聘教辅工作。行政秘书也往往会把这一阶段作为跳板，等到有能力进行教学时，努力转到教学编制。因此，行政秘书在平常的岗位中失去了原有的工作热情，并且缺少成就感。
第二，学校在对行政秘书利益分配和评定职称方面存在不合理现象。在校园评定秘书职称中，往往忽视了秘书的特殊性。对于教师的评定有一套完整的评价体系，通过取得不同的职称来提高个人收入，得到工作上的满足。但是行政秘书的评定却恰恰相反，工作量巨大也得不到相应的尊重和理解，相对应的工资和升值空间也很难得到，这使得许多行政秘书在岗位上感觉前途渺茫，在转岗和转行中做抉择。
第三，行政秘书的专业能力较弱，学历层次和技术职称偏低、现代管理知识缺乏。据统计，我国16所重点高校的教学管理人员年龄在45岁以上的占总数的52.5%，大专以上学历占72%，学过现代管理知识的仅占11.6%。① 有资料显示，绝大多数教学秘书所学专业与所从事的工作不一致，而大多数教学秘书的学历在专科以下，技术职称在中初级，甚至没有技术职称。据了解，大多数行政秘书没有接受过专业的秘书上岗培训。
第四，行政秘书的工作压力大，项目多且繁杂。行政秘书的大多数工作都属于事务性工作，这些工作没有过多的技术性，对职位的要求也不高，导致了工作的创新能力下降。长时间从事这样的工作，将影响自身价值的体现，容易产生厌烦心理。
2.个人方面
第一，工作效率低。高职院校行政秘书的工作涉及各个方面，每天从安排会议、传阅档、接待来访者，到整理各项档案，并要完成领导布置的一些临时事务，使得行政秘书不能专注一件事务。比如，在统计一项获奖数据时，会有一些学生需要重新办理或是注册学生证，或是上级有重要文件需要签发，这就严重耽误了数据统计的工作进度，甚至影响该项工作的精确度。
第二，人际关系紧张。行政秘书作为领导的参谋，与领导关系密切，地位自然变得微妙。当行政秘书下发一项工作时，班主任会有习惯性的抵触心理，因为他们不仅每天有多节课要教学，还要负责管理一个班级，而且不太认可行政秘书的职务，所以一般的行政秘书刚上岗时会有一段时间的调适期。要尽力做好与班主任和学生的沟通工作，做到互相理解，要时刻摆正自己的位置，做到参谋而不越权，始终以学校规章制度办事，不以个人喜好作为评价标准。
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