2018浅谈商务交际中英文书信的写法
[摘要] 在商务交际中英语书信的格式、结构和写作原则都是有固定的原则可循的,不能任意变更。熟练掌握商务英语书信的格式与结构是从事对外贸易工作的高职生必备的技能之一。[关键词] 商务英语书信 格式 结构
随着各国之间贸易交流的加深, 尤其是在我国加入WTO后,国际贸易活动日益频繁，作为对外贸易中的一种基本的交际方式,商务英语书信也得到广泛应用。然而，有些信件冗长而结构不严谨;有些措辞粗略无礼，空洞无物;有些累赘而模棱两可，充满着陈词滥调，晦涩的行话和难懂的专业术语;有的甚至还有拼写和语法错误,这都会阻碍有效的交流。对于国贸专业的学生,以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。
一、商务英文书信的格式
一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。
二、商务英文书信的结构
不论传统的缩头式,还是现代的齐头式,一般商务英语书信的结构都包括十三部分内容,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容。在商务英语书信中,每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,是不能随意互换的。
1.信头。信头所包含的是写信人的基本情况,包括姓名、地址、电话号码、电传号码，以及传真号码甚至E-mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸,以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
2.案号和日期。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
3.封内名称和地址和开头称呼语。封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,在英文书信中要使用敬语,在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司单位的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号,美国式用分号。
4.信文。信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。
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