2018确切、简练、平实、稳重
商务文书是直接服务于社会经济活动，服务于物质资料的生产及其管理的一种应用文体。由于服务对象、范围、功能、作者等的不同，商务文书的语言自然区别于议论文体和文学艺术文体的语言。商务文书讲求实用，具体表现在以下几个方面。一、确切
所谓确切，就是准确、贴切、恰如其分地传递信息。这包括用词确切，组句恰当，表意明确，概念准确，判断推理合乎逻辑，结论符合实际，正确地反映客观事物，使人正确无误地理解文章的内容，便于处理。对于商务文书来说，其确切性比其他文体要求更高，例如各种经济管理的法规、指令性公文等，具有很强的政策性和规范性；各种协议、合同，涉及各方利益，要求共同履行。假如行文语言不确切，造成歧义，理解错误，就会贻误工作或造成损失。商务文书的这一特点要求做到以下几点：（1）要用词确切。一是精确选用近义词。写商务文书要从词义的异同、词义的轻重、词义的时代特色、词义的对象、词义的感情色彩等方面仔细辨析近义词词义的细微差别，从中选用恰当的词语，准确的表达概念。例如，“公证”、“鉴证”、“见证”是合同类文书中常用的几个概念，都有证明的含义，但证明机关却不同，因而不能互相代用：“公证”是公证处对经济合同作出的审查、鉴定、证明 ；“鉴证”是工商行政管理局作的证明；“见证”则是由律师事务所作的证明。二是恰当选用模糊词语。确切与模糊似乎是互相矛盾的，但有些事本身就具有模糊性，适当使用模糊词语来表达，反而能起到更精当的作用，例如企业对自己所取得的成绩的评价，如经济活动分析报告的写作，为了表示自己审慎的态度和清醒的认识，可用“取得了一定成绩”，“效益有了一定程度的提高”的说法，其中的两个“一定”都是模糊词语，就很好的表达了谦虑、冷静的风度。（2）造句要合乎语法规则。一是句子成分要完整；二是词语搭配要恰当；三是造句要合乎逻辑；四是正确使用关联词语。例如“但是”是表示转折，有些人将它与“而是”相混了。“只有”与“那么”，“才”；“只要”与“就”的搭配是稳定的不能乱拆乱配。
二、简练
所谓简练，就是简洁，精炼。要做到文约事丰，言简意赅。这就要做到：（1）简化内容，抓住要害，力戒浮文。文章最忌无头绪，无重点。事无巨细，眉毛胡子一把抓，势必会产生冗长拖沓的毛病。（2）注意推敲词语，力戒堆砌、重复、赘余。语言不精炼。常常是由于堆砌空话、套话、废话所致。（3）酌情使用文言词语。汉语中的文言词语具有简洁凝练的特点，恰当地使用一些文言词语，既使语言简练，又能增强文章的表现力。如：用“业经”代替“已经过”；用“妥否”代替“合适不合适”；用“勿误”代替“不要耽误”等等，使商务文书语言既简练，又庄重。（4）恰当使用简缩词。现代汉语中的许多词语的简缩已约定俗成，众所公认。如“劳保”、“高校”、“边贸”等等。适当使用简缩词，可使行文简洁精炼。但不可滥用简缩词，要遵守下列原则：一是简缩词须约定俗成，具有规范性，为社会所公认。如“总后勤部”简称“总后”，不能简称“总勤”； “人才交流”不能缩为“人流”，因为“人流”是指医疗用语“人工流产”，乱用必误大事。二是如简缩词有多种含义时，应在第一次出现时加以注明，如“三通”应注明是通邮、通商、通航。
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